Як правильно планувати закупівлі витратних матеріалів для кав’ярні

Ранкова черга біля барної стійки, дзвінок телефону від постачальника з повідомленням про затримку постачання, порожні полиці складу саме тоді, коли розпочинається пікова година дня – ці сценарії добре знайомі власникам кав’ярень. Правильне планування закупівель здається простою справою на папері, але на практиці перетворюється на справжній виклик. Надлишки заморожують гроші та займають місце на складі, дефіцит зупиняє роботу та дратує гостей. Знайти баланс між цими крайнощами – важливий навик, який вимагає системного підходу.

Розуміння об’ємів споживання

Перший крок до ефективних закупівель – чесна оцінка того, скільки насправді витрачає заклад. Власники часто покладаються на інтуїцію або приблизні підрахунки, що призводить до систематичних помилок. Варто завести звичку фіксувати щоденне споживання базових позицій протягом місяця. Стаканчики, кришки, серветки, мішалки – кожна дрібниця має значення. Наприклад, пластикові та дерев’яні мішалки для напоїв https://www.galecotrade.com/product-category/household_goods/odnorazovyj-posud/mishalky/ витрачаються набагато швидше, ніж здається спочатку, особливо якщо заклад пропонує каву з собою.

Сезонність теж впливає на обсяги. Влітку зростає попит на холодні напої, отже потрібно більше льоду, пластикових склянок та трубочок. Взимку збільшується продаж гарячих напоїв у паперових стаканах. Магазин Гал Еко Трейд пропонує широкий вибір витратних матеріалів, що дозволяє закладам гнучко адаптувати замовлення до сезонних коливань. Аналіз минулорічних даних допомагає передбачити ці зміни та підготуватися завчасно.

Створення системи обліку

Без чіткої системи обліку планування перетворюється на гру в рулетку. Таблиця в телефоні або зошит на кухні – краще, ніж нічого, але сучасні реалії вимагають більш надійних інструментів. Проста електронна таблиця з колонками для назви товару, поточного залишку, мінімального рівня запасів та дати останнього замовлення вже значно полегшує життя.

Мінімальний рівень запасів – критично важливий параметр. Це той обсяг матеріалів, який має сигналізувати про необхідність нового замовлення. Розраховується він з урахуванням середнього щоденного споживання та термінів доставки від постачальника. Якщо заклад витрачає двісті паперових стаканчиків на день, а доставка займає три дні, мінімальний запас має становити щонайменше шістсот штук плюс страховий резерв на випадок затримок або несподіваного зростання відвідувачів.

Вибір постачальників і умови співпраці

Робота з одним постачальником спрощує логістику та часто дає кращі ціни завдяки обсягам. Водночас повна залежність від однієї компанії створює ризики. Раптові проблеми у постачальника одразу відображаються на роботі кав’ярні. Розумний підхід – мати основного партнера для регулярних поставок та резервного для екстрених випадків.

Умови оплати та доставки суттєво впливають на фінансове планування. Відстрочка платежу дає змогу краще керувати грошовим потоком, але зазвичай супроводджується вищою ціною. Передоплата знижує вартість, проте вимагає наявності вільних коштів. Мінімальна сума замовлення для безкоштовної доставки теж має значення – іноді вигідніше замовити трохи більше раз на два тижні, ніж платити за доставку щотижня.

Управління складськими запасами

Складське приміщення в кав’ярні рідко буває просторим. Кожен квадратний метр на вагу золота, тому затоварювання стає реальною проблемою. З іншого боку, часті дрібні замовлення збільшують витрати часу на прийом товару та обробку документів. Оптимальна частота закупівель залежить від конкретного закладу, але зазвичай це один-два рази на тиждень для швидких позицій та раз на місяць для повільних.

Організація складу теж потребує уваги. Принцип FIFO – перше прийшло, перше пішло – базовий для будь-якого закладу харчування. Нові поставки розміщуються позаду, старі запаси використовуються в першу чергу. Це особливо важливо для товарів з обмеженим терміном придатності або тих, що можуть втратити якість при тривалому зберіганні.

Прогнозування та гнучкість

Життя постійно підкидає сюрпризи. Раптова зміна погоди, місцева подія, що збирає натовп, вихідні дні, ремонт на сусідній вулиці – все це впливає на відвідуваність. Часто план закупки, розрахований виключно на середні показники, не витримує зіткнення з реальністю. Страховий запас – обов’язковий елемент розумного планування.

Водночас варто аналізувати, які саме товари закінчуються найчастіше. Можливо, базовий розрахунок споживання для них занизький і його треба переглянути. Або ж певні дні тижня показують стабільно вищу відвідуваність, що теж має враховуватися в замовленнях.

Контроль витрат і оптимізація

Регулярний аналіз витрат на витратні матеріали показує, де можна заощадити без втрати якості. Іноді перехід на іншого виробника дає економію без помітної різниці для гостей. Інколи навпаки – дешевші матеріали виявляються настільки неякісними, що створюють більше проблем, ніж вигод.

Варто також звертати увагу на акції та сезонні пропозиції постачальників. Закупівля певних товарів за зниженою ціною перед піковим сезоном допомагає оптимізувати бюджет. Головне – не захопитися і не купити надмірну кількість, яка просто не вміститься на складі або не знадобиться протягом розумного терміну.

Робота з командою

Навіть бездоганна система планування розвалиться, якщо команда її ігнорує. Баристи мають знати, де перевіряти залишки, як правильно списувати витрачені матеріали та до кого звертатися, коли щось закінчується. Призначення відповідальної особи за контроль запасів знімає хаос та плутанину.

Зворотній зв’язок від співробітників теж цінний. Вони першими помічають, що якість певного товару погіршилася або що гості частіше просять щось конкретне. Ця інформація допомагає своєчасно коригувати закупівлі та підтримувати високий рівень сервісу.

Планування закупки – процес, що постійно вдосконалюється. Перші місяці вимагають уваги та коригувань, але поступово система налагоджується і працює майже автоматично. Результат – стабільна робота закладу, задоволені гості та відсутність непотрібного стресу для власника.

---

• Професія бариста
• Як відкрити кав’ярню